El proceso de digitalización permite almacenar, administrar y consumir de forma segura, rápida y sencilla documentos digitales, garantizando así la preservación de los documentos y reduciendo considerablemente espacio y costos operativos.
En Blue Open Data trabajamos con tecnologia de punta para la digitalización, clasificación, resguardo y visualización de sus documentos, manteniendo las normas mas altas de seguridad y profesionalismo.
Nuestro servicio consta de capturar datos a partir de herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en los documentos previamente digitalizados en formato PDF. Esto nos permite enviar los datos a sistemas de gestión como los ECM o ERP, definidos en su totalidad por los clientes del servicio, pudiendo convertir esos datos en información útil como por ejemplo estadísticas o bases de datos. También los datos pueden ser enviados a plataformas enlatadas como Access o Excel para su posterior consumo.
Por otra parte, instalamos en el cliente un sistema de visualización y consulta, cada cliente contará con diferentes usuarios y perfiles que proveerán al servicio la preservación y seguridad de la información sensible. Para esto, disponemos de algoritmos que permiten la encriptación de los datos, que adicionalmente son firmados digitalmente para preservar su estado original.
Para eso contamos con un software propio que utiliza las últimas tecnologías de encriptación e incorpora los más altos estándares de seguridad. El software realiza el proceso de generar la firma digital, buscando un servidor de hora autenticado e incorpora dentro del archivo final, una marca o sello criptográfico.
Este sello contiene la información del contenido del archivo, fecha y hora de la firma, quien fue el responsable de la firma y otros datos que se deseen añadir. Una vez firmado el archivo digital, el sello asegura la inviolabilidad del archivo. Si el archivo se altera de alguna forma, el sello se rompe, mostrando al usuario que el documento ha sido alterado.
Adicionalmente a esto, se incorpora la posibilidad de que al documento físico final se le adjunte un código QR, este código QR enlazará el documento físico con el original escaneado. Por lo que cualquier persona que tenga en su poder el documento físico (o una copia del mismo), podrá leer el código QR y acceder al documento original sin variación que se encuentra protegido y firmado en el servidor documental. De esta manera, se podrá saber si la copia física es original o fue alterada.
Al tener diferentes perfiles también se podrá contar con bitácoras históricas de los accesos y consumos de los servicios. Para cumplir con los mas altos estandares de seguridad brindamos servidores especialmente preparados para el resguardo y la seguridad de la información asi como el soporte de nuestro staff de profesionales. Actualmente ofrecemos a nuestros clientes, la posibilidad de crear software a medida para la administración de expedientes, siguiendo todo su ciclo de vida, desde que se ingresa hasta que finaliza.
A cada expediente se le puede incorporar meta-datos, como número de expediente, caratula, descripción, año, etc. Estos metadatos se asocian al expediente y permiten, entre otras cosas, la clasificación y búsqueda de la información. En los casos, que el expediente nazca dentro de nuestro sistema, se podrán realizar búsquedas en el contenido del documento. En cambio, en los casos que el expediente sea preexistente, se podrán usar algoritmos de reconocimiento de texto (OCR) para reconocer el texto (solo en los casos que el texto sea fácilmente legible). 6 El personal de nuestra empresa, puede asociar los metadatos en el momento del escaneo, dichos datos pueden cambiarse o adicionarse nuevos. Una vez que el servidor de documentos este activo, los datos se pueden visualizar de manera privada, dentro de la organización o publicarlos a la web.